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Datenschutzverletzungen vermeiden - Avoiding data breaches

 

Während der Arbeit in der Corona-Krise müssen oft viele Informationen schnell ausgetauscht werden. Dazu kommt, dass viele Mitarbeiter im Home Office arbeiten und die Umstellung darauf unter Umständen sehr schnell erfolgte. Das erhöht die Gefahr einer Datenschutzverletzung, d.h. von Vernichtung, Verlust, Veränderung, unbefugter Offenlegung oder unbefugtem Zugang zu personenbezogenen Daten.

 

Allgemein gilt: Sie sollten immer gewissenhaft mit personenbezogenen Daten wie beispielsweise Namen und Adressen umgehen. Seien Sie besonders vorsichtig beim Umgang mit sensiblen Daten wie Gesundheitsdaten, Daten über politische Meinungen oder zu religiösen oder weltanschaulichen Überzeugungen.

 

Hier sind noch einige organisatorische Tipps, die Ihnen dabei helfen sollen personenbezogene Daten zu schützen und Datenschutzverletzungen zu vermeiden:

 

  • Beachten Sie bei der Erstellung neuer Formulare alle Sicherheitsmaßnahmen, damit personenbezogene Daten sicher aufbewahrt und nicht unbeabsichtigt weitergegeben werden können.
  • Stellen Sie bei der Verwendung von Vorlagen zur Erfassung personenbezogener Daten sicher, dass stets eine leere/unbenutzte Vorlage ausgegeben wird.
  • Benutzen Sie komplexe Passwörter und für jeden Dienst/jede Anwendung ein eigenes Passwort. Dabei können Sie unterstützend ein Passwort-Verwaltungsprogramm einsetzen.

 

Bei der Arbeit im Home Office sollte folgendes beachtet werden:

 

  • Weisen Sie Ihre Mitarbeiter im Home Office darauf hin, dass auch weiterhin auf einen sicheren E-Mail-Versand geachtet werden muss, d.h. insbesondere: Kontrolle der Empfänger und Anhänge und Verwendung der BCC-Funktion.
  • Bei der Arbeit im Home Office mit personenbezogenen Daten, für die der Arbeitgeber verantwortlich ist, muss die Sicherheit der Daten an diesen Verarbeitungsstandorten ebenso gewährleistet sein. Es muss sichergestellt sein, dass keine unbefugte Einsichtnahme auf den Bildschirm oder in Papier-Unterlagen durch Dritte stattfinden kann – das umfasst auch Familienmitglieder oder Mitbewohner!

 

Sollte es dennoch zu einer Datenschutzverletzung kommen, melden Sie diese unverzüglich Ihrem Datenschutzbeauftragen, damit dieser eine Risikoabwägung durchführen kann und ggf. eine Meldung der Datenschutzverletzung innerhalb der Frist des Art. 33 DSGVO an die Aufsichtsbehörde erfolgen kann.

 

 

 

Working during the corona crisis, a lot of information often has to be exchanged quickly. In addition, many employees now work from home and the transition to it may have taken place very quickly. This increases the risk of a data breach, i.e. the accidental or unlawful destruction, loss, alteration, unauthorised disclosure of, or access to, personal data.

 

In general, you should always handle personal data such as names and addresses conscientiously. Be especially careful when handling sensitive data such as health data, data on political opinions or on religious or ideological beliefs.

 

Here are some organizational tips to help you protect personal data and prevent data protection violations:

 

  • When creating new forms, take all security measures to ensure that personal data is kept secure and cannot be inadvertently disclosed.
  • When using templates to enter personal data, ensure that an empty/unused template is always output.
  • Use complex passwords and a separate password for each service/application. You may use a password management program to help you do this.

 

The following should be observed when working in the home office:

 

  • Point out to your home workers that they must continue to ensure secure e-mail transmission, in particular by checking the recipients and attachments and using the BCC function.
  • When working from home with personal data for which the employer is responsible, the security of the data at these processing locations must also be guaranteed. It must be ensured that no unauthorised access to the screen or to paper documents by third parties can take place - this includes family members or flatmates!

 

Should a data breach occur nevertheless, please report it immediately to your data protection officer so that he can weigh up the risks and, if necessary, report the data breach to the supervisory authority within the period stipulated in Art. 33 GDPR.

 

 

Julia Eisenacher
Juristin (Univ.)
Consultant für Datenschutz

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