Die Datenschutzbehörde in Baden-Württemberg erließ heute ein Bußgeld gegen die AOK Baden-Württemberg in Höhe von 1,24 Mio Euro wegen rechtswidriger Datenverarbeitung beim Direktmarketing und unzureichender technischer und organisatorischer Maßnahmen.
Die AOK Baden-Württemberg veranstaltete u.a. mehrere Online-Gewinnspiele und erhob dabei personenbezogene Daten der Gewinnspielteilnehmer sowie deren aktuelle Krankenkassenzugehörigkeit. Dabei wurden Daten von mehr als 500 Gewinnspielteilnehmern ohne deren Einwilligung zu Werbezwecken verwendet.
Dabei stellte die Datenschutzaufsichtsbehörde klar, dass sowohl die aktuelle Situation als auch die umfangreichen internen Überprüfungen und Anpassungen der technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie die konstruktive Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde bei der Festsetzung des Bußgeldes positiv ins Gewicht fielen.
Man darf aber auch in Zeiten von Corona nicht vergessen, dass der Datenschutzbeauftragte im Unternehmen eine wichtige Stellung einnimmt, die gerade in Zeiten des dezentralen Arbeitens nicht vernachlässigt werden darf. Auch darauf wies die Aufsichtsbehörde noch einmal explizit hin.
Dr. Bettina Kraft
Teamleitung und Senior Consultant für Datenschutz
Volljuristin
Online-Kommunikationstools werden angesichts neuer Formen der überörtlichen Zusammenarbeit immer wichtiger. Sie helfen, gewohnte Arbeitsabläufe während der angeordneten Kontaktsperren aufrechtzuerhalten.
Die ENISA (European Union Agency for Cybersecurity) hat hierzu einige Empfehlungen veröffentlicht. Es folgt eine kurze Zusammenfassung der Empfehlungen auf Deutsch:
- Verschlüsselte Kommunikation sollte unbedingt unterstützt werden.
- Die zentralisierte Verwaltung sollte unterstützt werden. Dies bedeutet, dass ein Administrator die Einstellungen für alle Teilnehmer vornehmen kann. So können Berechtigungen, Passwortpolicy, und virtuelle Meetingräume gemanagt und unbefugtes Mithören verhindert werden.
- Eine starke Benutzerauthentifizierung (Mehrfaktor-Authentifizierung) ist zu empfehlen.
- Die Konfigurationsoptionen geben Aufschluss über eine mögliche lokale Nutzung von Diensten/Tools. Lokales Hosting auf einem eigenen Server ist gegenüber externer Datenverarbeitung (in einer Cloud) vorzugswürdig.
- Die Datenschutzhinweise sollten genau und kritisch gelesen werden. Wichtige Punkte sind: Erhobene Datenarten, Ort(e) der Datenverarbeitung, mögliche Drittlandtransfers, Speicherdauer sowie Voreinstellungen bzgl. Datenschutz. Ein Teilen der erhobenen Daten mit sozialen Netzwerken sollte grundsätzlich vermieden werden. Ziehen Sie für eine genauere Einschätzung den Datenschutzbeauftragten zu Rate!
- Private Endgeräte dürfen nicht für Videokonferenzen o.Ä. genutzt werden. Bei Verwendung mobiler Endgeräte (Smartphones, Tablets) müssen vor der Nutzung die Berechtigungen der jeweiligen App überprüft und ggf. angepasst werden.
- Genutzt werden sollte immer nur die aus sicheren Quellen stammende, letzte Version einer Software mit aktuellen Sicherheitspatches.
- Alle Meetings, Gruppen und Räume sollten passwortgeschützt sein. Links zu Konferenzräumen dürfen nicht außerhalb der Teilnehmergruppe geteilt werden.
- Bei der Einrichtung sind privatsphärefreundliche Voreinstellungen zu wählen (Kamera standardmäßig inaktiv, keine Aufnahme/Mitschnitt des Meetings oder von versandten Kurznachrichten). Sollte dennoch eine Aufzeichnung erforderlich sein, müssen vorab alle Teilnehmer informiert werden und müssen der Aufzeichnung zustimmen.
- Chat-, Audio- und Bildschirmteilungsfunktionen sollten mit Bedacht eingesetzt werden, damit keinerlei Informationen unbeabsichtigt geteilt werden. Es können i.d.R. auch nur einzelne Fenster freigegeben werden. Der Hintergrund bei Videokonferenzen sollte neutral gewählt werden, um keine personenbezogenen oder vertraulichen Informationen preiszugeben.
Insgesamt ist also beim Einsatz von Online-Kommunikationstools Einiges zu beachten, um für den geschäftlichen Einsatz sicher unterwegs zu sein. Eine solche Absicherung sollte immer sowohl in technischer, als auch in organisatorischer Weise vorgenommen werden. Wie schon in Punkt 5. erwähnt, hilft die frühzeitige Einbindung des Datenschutzbeauftragten dabei, Fehler zu vermeiden.
Florian S.
Justiziar | M.A.
Consultant für Datenschutz